Het is al lang niet meer nodig om je facturen via de post te versturen. In februari 2009 heeft de Belastingdienst digitale en papieren facturen aan elkaar gelijkgesteld. Mocht je dus nog op papier factureren, dan is de overstap naar digitaal zeker de moeite waard.

Digitaal factureren heeft verschillende voordelen. Er gaat geen dag meer overheen voor jouw opdrachtgever de factuur heeft ontvangen. Daardoor kan hij sneller verwerkt worden. Daarnaast kan hij je factuur niet kwijtraken. Bovendien heb je geen mappen meer nodig om de facturen in te bewaren en bespaar je druk-, verzend- en papierkosten.

Last voor de klant

Sterker nog: een papieren factuur is een last voor je klant, omdat vrijwel alle bedrijven in Nederland vandaag de dag gedigitaliseerd zijn. De papieren factuur moet worden ingescand en overgetypt. Dat is tijdrovend en bovendien kunnen er fouten insluipen bij het overtikken. Dit kan ervoor zorgen dat jij je factuur niet op tijd of niet volledig krijgt uitbetaald.

 Regels

Voor digitale facturen gelden dezelfde regels als voor papieren facturen. Zo geldt een bewaarplicht van 7 jaar. Voor onroerende zaken kan dit zelfs 10 jaar zijn. Daarnaast ben je verplicht verschillende gegevens op de factuur te vermelden. Te weten:

– factuurnummer

– factuurdatum

– de datum waarop de dienst of het product is geleverd

– de datum van de vooruitbetaling (indien van toepassing)

– jouw bedrijfsnaam en adres

– jouw BTW-nummer

– de bedrijfsnaam en het adres van de klant

– een duidelijke omschrijving van het geleverde product of de geleverde dienst

– de eenheidsprijs van het gefactureerde bedrag (maak hierin onderscheid per BTW-tarief)

– eventuele vooruitbetalingen en kortingen

– het BTW-tarief

– het BTW-bedrag