Handige tips voor een perfect intakegesprek

Of het nu de eerste keer is of als je al vaker een intakegesprek hebt gevoerd, voor de meeste professionals is zo’n gesprek toch even spannend. Een goede voorbereiding helpt dan enorm. Omdat we je hier graag bij helpen, geven je een aantal handige tips.

Wat is nu eigenlijk een intakegesprek?

Als je als zelfstandig professional op een opdracht wil starten, voer je een intakegesprek met je toekomstige opdrachtgever. Hij of zij wil er in dit gesprek achter komen wie de meest geschikte kandidaat is voor de openstaande opdracht. Hoewel het doel van dit gesprek dus hetzelfde is als bij een sollicitatiegesprek, is het goed je de verschillen te realiseren.

Bij een intakegesprek is de procedure al veel korter, je hebt namelijk maar één gesprek. Dit kan zijn met iemand van HR of Inkoop, maar meestal is dit met de teamleider. Als het mag van de opdrachtgever, dan gaan wij graag mee. Het is ook mogelijk om een pre-intakegesprek in te plannen, zodat wij jou kunnen helpen met de voorbereiding. Het gaat er bij dit gesprek vooral om of jij de opdracht binnen de gestelde termijn en op een prettige manier kunt uitvoeren. Onderhandelen over het tarief is niet nodig, omdat wij dat samen met jou en de opdrachtgever vooraf al vastgesteld hebben.

De voorbereiding van je intakegesprek

Ga na wat je allemaal weet over de organisatie en wat je nog meer zou willen weten. Welke vragen komen er in je op over het bedrijf en de opdracht? En welke antwoorden kun je hierop al vinden? Bekijk in ieder geval de website van het bedrijf en zoek op LinkedIn je gesprekspartner(s) op. Blijven vragen onbeantwoord? Schrijf ze op en neem ze mee naar je intakegesprek. Bereid ook vragen voor die je kunt verwachten. Voorbeelden zijn:

• Wil je jezelf even voorstellen?
  Wees hierbij vooral jezelf en bedenk van tevoren wat je over jezelf wil vertellen. Of je nu enthousiast of juist wat gereserveerd bent, zorg er vooral voor dat jij je er lekker bij voelt. Het gaat om de indruk die jij je gesprekpartner(s) wil geven, omdat zij mede op basis daarvan bepalen of je binnen het team past.
• Wat kun jij toevoegen aan dit team?
  Naast het noemen van specifieke skills die jij beheerst, kun je ook goed iets noemen waaraan je onlangs hebt gewerkt en waar je echt trots op bent. Vertel er vooral bij waarom je zo trots bent. Noem ook de tegenslagen die je erbij tegenkwam en hoe je dit hebt opgelost. Met de skills die hiervoor nodig waren, kun jij waarschijnlijk waarde toevoegen aan het team.
• Wat zijn je sterke en zwakke punten?
  Bedenk hierbij goed dat je sterke punt vaak ook je zwakte kan zijn. Ben je bijvoorbeeld accuraat en wil je slagen maken, dan kun je vaak al snel irriteren aan anderen die iets meer tijd nodig hebben. Het is helemaal prima om je zelfkennis te delen en erbij te vermelden dat dit je aandacht heeft. Vind je het moeilijk om dit te bedenken, vraag anderen dan wat zij sterk en minder sterk aan jou vinden.
• Heb jij zelf nog vragen?
  Deze vraag komt eigenlijk altijd, het is daarom goed dat je deze voorbereidt omdat je hiermee je interesse toont. Zorg er dus voor dat je een paar vragen vooraf hebt genoteerd en ga aan het einde van het gesprek ook echt even na of alles is beantwoord. Zo niet, stel dan nog even die ene brandende vraag: namelijk wat is de cultuur binnen het bedrijf? Dit vind je namelijk niet snel online.

Praktische tips

• Kom op tijd!
  Op tijd komen lijkt vanzelfsprekend, maar helaas horen we in de praktijk te vaak dat mensen toch te laat komen. Je staat dan meteen al 1-0 achter en dat geeft ook jezelf een vervelend startgevoel. Check daarom niet alleen je reistijd, maar kijk ook naar de tijd die verder nog nodig is vanaf het bijvoorbeeld het parkeerterrein, of in het gebouw zelf om op de juiste plek aan te komen. Soms is het gewoon druk bij de receptie of bij de controlepoortjes bijvoorbeeld bij overheidsinstellingen. Zorg er dus liever voor dat je 15 minuten te vroeg bent. Zo heb je nog even tijd voor een kopje koffie en kun je alvast wat indrukken opdoen van het bedrijf, de mensen en de sfeer. Je kunt hierna in alle rust het gesprek aangaan.
• Welke kleding trek je aan?
  Ga vooral netjes en verzorgd gekleed. Afhankelijk van het bedrijf waar je naartoe gaat, kies je minimaal voor een nette broek of rok met gestreken blouse of mooie top. Wil je autoriteit uitstralen, trek er dan een jasje bij aan. Weet dat wij de opdrachtgever goed kennen en je over je kledingkeuze kunnen adviseren in het eventuele voorbereidende (telefoon)gesprek! Maar je kunt ook zelf nog eens goed op de website of op LinkedIn kijken of je foto’s van medewerkers tegenkomt. Zien de medewerkers er voor jouw gevoel anders uit dan waar jij je lekker bij voelt, stel hier dan vragen over in je intakegesprek.
  
• Wat neem je mee?
  Er kan gevraagd worden om je ID, je gesprekspartner wil natuurlijk zeker zijn dat hij of zij de juiste persoon voor zich heeft. Neem dit dus mee! Bij overheidsinstellingen moet je dit zelfs bij je hebben anders kom je het gebouw niet eens in. Zorg er ook voor dat je jouw cv en de opdracht bij je hebt. Zo kun je hier tijdens het gesprek altijd nog even in terugkijken en op terugkomen. Tot slot is het handig om naast je vragenlijst ook pen en papier bij je te hebben om notities te kunnen maken.

Bonustip: stel dat je een vraag krijgt over kennis of ervaring die je niet hebt? Probeer je antwoord dan om te buigen naar iets relevants wat je wel hebt of weet. Iets wat je per se genoemd wil hebben. Dit zorgt ervoor dat je eigenlijk negatieve antwoord op een positieve manier blijft hangen.

Wij wensen je heel veel succes!

We hopen dat we jou met deze tips een goed voorbereidingsgevoel kunnen geven. Als je nog vragen hebt, laat het ons gerust weten. Wij helpen je met plezier om jouw intakegesprek te laten slagen. Laat je ons even weten hoe het is gegaan?

Heb je naar aanleiding van dit blog zin om te reageren op opdrachten? Schrijf je dan hier in! Wie weet mogen we dan deze week nog voor jou een intakegesprek plannen!