Het kan gebeuren dat je voor een Opdrachtgever naar een bepaalde werkplek of andere locatie moet reizen. De reiskosten die je daarvoor maakt, kun je doorberekenen. Hoe moet je reiskosten berekenen zzp? Hoe zet je deze kosten op jouw factuur?

Allereerst is het voor reiskosten berekenen zzp belangrijk te weten dat de Belastingdienst reiskosten ziet als bedrijfskosten. Zo moet je ze ook op je aangifteformulier zetten. Dat betekent dat je deze kosten met hetzelfde btw-tarief mag factureren als de rest van je vergoeding.

Factureren

Reiskosten berekenen zzp kun je op twee manieren doen.

• Je kunt ze opnemen in jouw tarief. Dat betekent dat je bij het bepalen van jouw tarief rekening houdt met het feit dat je reiskosten maakt. Dit scheelt discussie met de Opdrachtgever over het wel of niet extra factureren van reiskosten. En het scheelt jou een stukje administratie.
• Je kunt de reiskosten echter ook apart op de factuur zetten. Dit is een handige manier als je normaal gesproken geen reiskosten maakt voor de desbetreffende Opdrachtgever. Je geeft hiermee duidelijk aan dat deze kosten extra zijn en bovenop jouw uurtarief komen.

Opdrachtgevers maken vaak een onderscheid tussen woon-werkverkeer en reizen naar afspraken. Over het algemeen willen Opdrachtgevers woon-werkverkeer in het uurtarief zien, zakelijke kilometers kunnen gedeclareerd worden.

Afspraken maken

Als je ervoor kiest de reiskosten apart op de factuur te zetten, moet je hier heldere afspraken over maken met je Opdrachtgever.

• Je kunt aan je Opdrachtgever voorstellen je reistijd als gewerkte uren te factureren. Dat betekent dat twee uur reizen jou twee keer jouw uurtarief op zou leveren. Dit is handig wanneer je bijvoorbeeld met de trein reist en tijdens de rit door kunt werken. Hou er rekening mee dat niet iedere Opdrachtgever zich in deze afspraak zal kunnen vinden.
• Een van de meest gangbare afspraken is de kilometervergoeding. Werkgevers mogen belastingvrij 0,19 cent per kilometer aan hun personeelsleden vergoeden. Daarom wordt dit bedrag ook vaak aangehouden in afspraken tussen Zelfstandig Professionals en hun Opdrachtgevers. Maar het is geen must. Je mag een hoger bedrag afspreken. Vergeet niet hier btw over te rekenen.
• Maak duidelijke afspraken over het berekenen van de afstand. Welke routeplanner gaan jullie hiervoor gebruiken en vanaf welke locatie mag je de kosten berekenen? Spreek daarnaast af of je parkeerkosten mag declareren.
• Als je met het openbaar vervoer reist en je vervoersbewijs wilt declareren, houd er dan rekening mee dat hierop het btw-tarief van 6 procent geldt. Je mag die 6 procent terugvragen aan de Belastingdienst.

Wil jij jouw reiskosten liever apart berekenen? Bekijk hier nog 3 tips voor het apart berekenen van jouw reiskosten.