Zaakgericht werken is een belangrijke pijler van onze dienstverlening, met bewezen meerwaarde in processen die leiden tot producten of diensten voor inwoners en ondernemers, evenals processen die resulteren in archiefwaardige informatie. Zaakgericht werken is een combinatie van processen, mensen en applicaties. Het zaaksysteem is één van die applicaties.

Het streven is om te onderzoeken of het huidige zaaksysteem is te vervangen door een (SAAS) applicatie die volgens de Common Ground principes is gebouwd en zich al bewezen heeft bij andere gemeenten.

Bij het vervangen van het huidige all-in-one zaaksysteem, dat ook dient als CMS (Content Management Systeem), de MijnOmgeving en voor webformulieren door een best-of-breed zaaksysteem in combinatie met taakspecifieke applicaties (TSA’s), hanteren we de volgende uitgangspunten:

- De dienstverlening aan onze burgers en ondernemers staat centraal;
- De dienstverlening moet ongehinderd doorgang blijven vinden;
- Domeinen, afdelingen en medewerkers worden nauw betrokken;
- We voeren een gefaseerde en gecontroleerde uitfasering en vervanging door, zonder ‘big bang’
- De focus ligt op de functionaliteit en draagvlag bij gebruikers, niet op de techniek.
Samen met de vakafdelingen bepalen we welke onderdelen uit het huidige zaaksysteem beter kunnen worden -overgezet naar taakspecifieke applicaties. Daarnaast prioriteren we samen welke processen geschikt zijn voor zaakgericht werken en welke procesondersteuning nodig is.

De resultaatgebieden voor komende fase zijn als volgt
- Het uitvoeren van een Proof of Concept met de beste kandidaat uit de marktverkenning;
- Het verwerven van een nieuw zaaksysteem (contractvorming);
- Het selecteren en (indien nodig) verwerven van de taak-specifieke applicaties;
- Het sturen van de (aanpak van de) migratie naar/implementatie van de taak specifieke applicaties en van het nieuwe zaaksysteem voor de gemeenten Amstelveen en Aalsmeer;
- Het aansturen van deelprojecten en deelprojectleiders onder de paraplu van de vervanging;
- Tijdig aanhaken van relevante stakeholders zoals de proceseigenaren, gebruikersgroepen, Enterprise Architect, CISO, FG en beleidsadviseurs voor het blijven binnen kaders van o.a. de enterprise en I-architectuur, i-beleid, beveiligingsbeleid en de AVG;
- Het onderhouden van nauwe contacten met opdrachtgever (CIO). Projectstuurgroep (i-Board), gebruikersorganisatie en andere belanghebbenden

De opdracht loopt t/m 19 december 2025. Er is een mogelijkheid tot verlenging. Deze verlenging wordt voor afloop van de opdracht besproken en de exacte duur is nu nog niet bekend.

Kandidaatomschrijving
De ervaren projectmanager met een sterk profiel, die ruime ervaring heeft met gemeentelijke IT-projecten en specifiek met de vervanging van zaaksystemen.

Eisen
- Minimaal 10 jaar aantoonbare ervaring met het managen van projecten bij grote gemeenten (min. 100.000 inwoners), waaronder het vervangen/vernieuwen van IT assets;
- Kennis van en projectervaring met het zaaksysteem Rx.Enterprise (voorheen InProces) van Roxit (min. 2 jaar in de afgelopen 5 jaar);
- Minimaal 2 jaar ervaring in de afgelopen 5 jaar met projecten rondom de vervanging van een all-in-one zaaksysteem naar een best-of-breed oplossing;
- Minimaal 1 jaar recente ervaring (in de afgelopen 3 jaar) met opdrachten waarbij drie of meer gemeenten samenwerken;
- Ervaring met agile/scrum werken (gecertificeerd Scrum Master)
- Flexibele en coachende leiderschapsstijl met sterke focus op resultaten en deadlines;

- Zelfstandig, betrouwbaar, communicatief vaardig, representatief en overtuigend en
- Kennis van en ervaring met change management en gedragsverandering

Competenties
flexibele en coachende leiderschapsstijl met sterke focus op resultaten en deadlines;
zelfstandig, betrouwbaar, communicatief vaardig, representatief en overtuigend en
kennis van en ervaring met change management en gedragsverandering is een pré.

In Amstelveen werken we samen, zijn we betrokken en werken we oplossingsgericht. Dit zijn onze kernwaarden en passen bij de manier waarop jij je werkzaamheden uitvoert. Bovenstaande competenties worden tijdens het gesprek beoordeeld door de gemeente.