Opdrachtomschrijving
We zoeken iemand die sporen heeft verdiend in de rol van projectsecretaris, op het vlak van bedrijfsvoering en die zich staande weet te houden in een dynamische en veeleisende projectomgeving. Een secretaris die naast denkkracht ook van (operationeel) aanpakken weet. Belangrijk aspect is ruime ervaring in projectfinanciën/verplichtingenbeheer en contractbeheer en het begeleiden van inkoopaanvragen/processen. Als secretaris zal je, zoals eerder aangegeven, meerdere projecten in je portefeuille hebben. Daarmee ben je dan ook voor meerdere projectleiders het aanspreekpunt. En deze projectleiders zullen soms tegelijkertijd iets van jou verwachten. Overzicht houden, prioriteiten stellen, snel kunnen schakelen, continue over voortgang communiceren, flexibel en stressbestendig zijn, kunnen prioriteren, zijn belangrijke eigenschappen. Als secretaris bewaak je ook de gestelde richtlijnen en processen. Richting de projectleiders zal je sterk in je schoenen moeten staan om dat vast te houden, maar tegelijkertijd moet je ook flexibel blijven om daar waar nodig mee te bewegen, en na te blijven denken over de werkprocessen. Tevens ben je als secretaris de verbindende schakel tussen het project en stafafdelingen als Inkoop, Financiën, Control, Juridische Zaken en Facilitaire Zaken. Met deze afdelingen zal veel afstemming plaatsvinden in het kader van de bedrijfsvoering binnen je projecten.

Achtergrond opdracht
Inleiding en achtergrond: ICTU werkt in opdracht van overheden aan vraagstukken met een overheid breed karakter die vaak een ICT-component hebben. Het doel van ICTU is om overheden te ondersteunen hun doelstellingen optimaal te realiseren, door samenwerking tussen overheden te stimuleren en te faciliteren. Daarbij verbindt ICTU beleidsontwikkeling met uitvoering. ICTU realiseert concrete oplossingen die werken voor overheden en die bijdragen aan betere dienstverlening aan burgers en bedrijven.
Voor het projectbureau is ICTU op zoek naar een ervaren projectsecretaris met de nadruk op Bedrijfsvoering en dus geen inhoudelijke invulling (zoals o.a. stakeholdersmanagement, stuurgroepen, inhoudelijk advies ed.). De projectsecretaris ondersteunt en adviseert de projectleider met name op het gebied van contracten/overeenkomsten, Inkoop en projectfinanciën in l meerdere projecten tegelijk.

Projectbureau
Naast de projectleider en de projectsecretaris speelt het projectbureau een centrale rol op het gebied van projectbeheersing - het geheel van activiteiten om het opstarten, uitvoeren en afsluiten van projecten op een beheerste manier te laten verlopen. Het projectbureau bestaat uit een team van 3 secretarissen en zorgt o.a. voor:

• registratie en monitoring van projecten
• logistiek en archivering van projectovereenkomsten
• ontwikkeling en beheer van tools voor projectbeheersing
• projectsupport voor startende projecten
• projectsupport voor kleinschalige projecten

Voor het beheer van de kleine projecten binnen het projectbureau zelf, en voor de administratie van het projectbureau zelf, zijn we op zoek naar een ervaren projectsecretaris.

Projectsupport

Voor met name support voor kleinschalige projecten zijn wij op zoek naar een ervaren projectsecretaris.

Projectsupport voor kleinschalige projecten

Voor kleinschalige projecten kan het projectbureau - in vervolg op de opstartfase - ook het projectsupport in de uitvoeringsfase verzorgen. Denk hierbij aan:

• beheer van de projectovereenkomst, incl. vastlegging wijzigingen
• beheren projectfinanciën, inclusief budgetbewaking en financiële jaarafsluiting
• begeleiden van inkooptrajecten, incl. beheer

Eisen

• Kennis en ervaring MBO+ /HBO werk- en denkniveau
• PMO-Certificering (bijv. Prince2 / P3O / MSP)
• Ervaring met projectmatig werken, bij voorkeur binnen een projectorganisatie
• Ervaring als (project)secretaris, bij voorkeur in een multi-projectomgeving, bij de overheid is een pre
• Ervaring specifiek op gebied van Project financiën: (complex) budgetbeheer / verplichtingenbeheer / monitoring budgetuitputting / administratie
• Ervaring specifiek op gebied van contractbeheer en contractueel vastleggen van wijzigingen
• Ervaring met inkooptrajecten (materieel en resources)
• Ervaring met MS Office, excel, PowerBI, Exact, Synergy en Sharepoint
• Ten minste 1,5 tot 2 jaar recente aantoonbare werkervaring in de rol van project/programma secretaris (of vergelijkbare rol) op het vlak van (uitvoering van) bedrijfsvoering(processen)
• Uiterlijk beschikbaar medio februari 2024
• Gelimiteerd budget - maximaal uurtarief € 82 excl BTW, excl. Broker fee

Wensen

Competenties

Aanvullende Informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever. Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening. Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren. Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.