Wil je je kilometervergoeding berekenen aan klant?

Tsja, je kilometervergoeding berekenen, en liefst aan klant. Want als ZP’er moet je vaak op pad, bijvoorbeeld naar je opdrachtgever op locatie en naar afspraken op het kantoor van een klant. Maar wat doe je met de reiskosten die je daarvoor maakt, hoe kun je die doorberekenen?

Er zijn in principe twee manieren waarop je reiskosten kunt doorberekenen:

Verwerken in je uurtarief

Je rekent de reiskosten dan als onkosten van je bedrijf, net zoals je papier, laptop of huur van je kantoor. Dit is een handige oplossing, want je hoeft minder te administreren en factureren en je voorkomt discussies met je opdrachtgevers. Bekijk nog 5 tips voor probleemloos factureren.

Reiskosten apart berekenen

Je zet je reiskosten apart op de factuur en zo maak je voor de opdrachtgever duidelijk dat deze kosten bovenop je uurloon komen. Dit is bijvoorbeeld handig als je af en toe lange afstanden moet reizen voor een opdracht, terwijl je normaliter niet op pad hoeft.
 Bij deze manier van kilometervergoeding berekenen aan klant berekenen is het belangrijk om vooraf af te spreken met je opdrachtgever hoe je dat doet.

1. Op basis van een kilometervergoeding. Je kunt hiervoor een bedrag overeenkomen, waar je ook btw over berekent. Omdat werkgevers belastingvrij aan werknemers € 0,19 per kilometer mogen vergoeden is dit bedrag een gebruikelijke vergoeding, maar je mag een hoger bedrag afspreken. Leg ook vast hoe je de afstand in kilometers berekent, bijvoorbeeld op basis van Google Maps of de ANWB-routeplanner. En mag je parkeerkosten los declareren?

2. Kosten voor openbaar vervoer declareren op basis van vervoersbewijs of uitdraai OV-chipkaart. Op openbaar vervoer zit 6 procent btw. Als je de bonnen in je administratie bewaart, dan mag je die betaalde btw terugvragen. De kosten exclusief btw bereken je door aan jouw opdrachtgever.

3. Reistijd als werktijd. Je kunt ook de tijd die je aan het reizen kwijt bent bij je gewerkte uren optellen en op die manier declareren. Maar niet iedere opdrachtgever gaat hiermee akkoord.

Bedrijfskosten

De Belastingdienst ziet reiskosten als bedrijfskosten, als onderdeel van de vergoeding van de prestatie. Je kunt daarom je kilometervergoeding berekenen aan klant tegen hetzelfde btw-tarief als de rest van je vergoeding. De daadwerkelijk gemaakte reiskosten kun je aftrekken via je aangifte inkomstenbelasting. Reis je zakelijk met de auto? De belangrijkste belastingregels op een rij.