Zelfstandig ondernemer Bas Venema van Autostomerij Groningen doet zijn boekhouding en facturering gewoon zelf. Een accountant, die spreekt hij alleen bij zijn jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting én om eens in het halfjaar zijn jaarcijfers te bespreken. “Andere zzp’ers zouden best wat meer moeite mogen doen om inzicht in hun eigen cijfers te hebben. Dan weet je waar je winst ligt.”

Sinds april 2012 is Bas Venema franchisenemer bij De Autostomerij. Hij is zelfstandig ondernemer en heeft zich ingekocht in het bedrijf dat mobiele poetsbeurten aan de binnen- en buitenkant van auto’s geeft. In ruil daarvoor mag hij de merknaam gebruiken en lift hij mee op landelijke marketing van De Autostomerij.

Inmiddels bezoekt hij zo’n zestig klanten per maand, wiens auto hij met zijn mobiele stoomreiniger volledig schoonmaakt. Dat levert maandelijks een hoop facturen op. “Boekhouding in een excelbestand is dan te veel gedoe. Ik maak daarom gebruik van een systeem (een CMS-pakket) van De Autostomerij waar ik de facturen gemakkelijk kan invoeren en ordenen per kenteken. Belangrijk, want zakelijke klanten willen weten wat er per kenteken gefactureerd wordt.”

Overtikken

Voor zijn boekhouding gebruikt Venema een ander pakket. “Eentje dat ik destijds samen met mijn accountant heb aangeschaft. ‘Snelstart’, heet het, een vrij simpel pakket.” Het enige nadeel vindt de ondernemer dat hij zijn boekhouding niet kan koppelen aan de kentekens uit zijn CMS-pakket. “Nu moet ik alle facturen handmatig overtikken in de boekhouding.”

De meeste van zijn klanten betalen via pin. “Ik loop direct na de poetsbeurt even naar binnen met mijn mobiele pinapparaat. De meeste klanten vinden dat handig en halen meteen hun pas tevoorschijn. Maar voor grotere bedrijven houd ik de mogelijkheid open om per factuur te betalen; een pinbetaling past niet in hun proces.”

Wel spreekt de ondernemer dan gelijk af dat de betaling snel moet volgen. “En daar hebben ze begrip voor. Meestal houden ze zich wel aan mijn termijn van 14 dagen. Elke twee weken werk ik mijn administratie bij en maak een lijstje van de klanten die nog niet betaald hebben. Meestal zijn dat er een stuk of vijf. Die bel ik dan even op of stuur ik een bericht. Het geld heb ik daarna snel op mijn rekening.” Mede dankzij zijn MEAO- en HEAO-CE-opleiding heeft de zzp’er altijd een goed overzicht van wat nog gedaan moet worden. “Ik hoor regelmatig van zzp’ers dat ze nog veel geld van hun debiteuren moeten krijgen, omdat ze er niet bovenop zitten. Zonde.”

Winst

Behalve zijn tweewekelijkse check, duikt Venema elk kwartaal nog eens wat dieper in zijn administratie. Hij kijkt naar zijn kosten, omzet en kolommenbalans. Op die manier ontdekt hij of zijn businessplan goed aansluit op zijn marketing. “Ik kan wachten tot een accountant me een keer per jaar vertelt wat ik beter kan doen, maar ik vind het belangrijk om zelf te weten waar ik sta. Iedere ondernemer zou daar aandacht aan moeten besteden. Ik houd maandelijks de omzet per auto bij, kijk hoeveel auto’s ik heb gedaan en weet daardoor waar mijn winst ligt: uitgebreide pakketten aanbieden per auto en me focussen op de wat duurdere auto’s. Die zijn van mensen die meer over hebben voor een goed verzorgde auto.”

Een tip heeft de ondernemer nog wel voor andere zelfstandigen: “Zorg dat je zelf voldoende inzicht hebt in hoe je bedrijf reilt en zeilt. Sluit je bedrijfsresultaat aan op je marketing- en businessplan? De btw-aangifte kun je prima zelf doen en je jaarcijfers zijn ook geen hogere wiskunde.”