Strategische personeelsplanning: durf vooruit te kijken

Goed personeel is van groot strategisch belang voor iedere organisatie. In aantallen, kwaliteiten, flexibiliteit en kosten, maar ook de bijbehorende cultuur en structuur. Een overtuiging die zowel Irma Doze (AnalitiQs) als Gerard Evers (Euro-HRM) drijft. Samen delen zij hun kennis en ervaring in de vorm van trainingen, workshops, coaching en uitvoering van trajecten. Sebas Krijgsman (ZP Radio) en Paul van Leeuwen (HeadFirst) gaan in het ZP Radio programma HoofdZaken met hen in gesprek over de wondere wereld van strategische personeelsplanning (SPP).

Welke mensen zijn er straks nodig, wie zijn er dan beschikbaar en hoe worden de mogelijke gaten opgelost? Dat is volgens Doze en Evers de essentie van strategische personeelsplanning. “Wij houden organisaties een spiegel voor. Doordat wij zien hoe andere organisaties het oplossen, kunnen wij deze kennis delen. Daarbij gaan wij niet zomaar op de stoel van HR en Procurement zitten”, licht Doze toe. Evers vult aan: “De eerste vraag in onze masterclass is altijd ‘Wat gaat er mis als je niets doet?’. Als je het antwoord op deze vraag niet weet, dan heeft het geen zin om te starten met SPP.”

“Kijk 2 tot 5 jaar vooruit, denk na over wat je gaat doen met je organisatie en zorg dat je medewerkers er klaar voor zijn.”
– Irma Doze (AnalitiQs) en Gerard Evers (Euro-HRM)

Gouden driehoek

Het initiatief voor strategische personeelsplanning ligt hoofdzakelijk bij HR. Succesvol een SPP-traject opzetten kan volgens Evers echter niet alleen met HR. “SPP is geen feestje van HR. Om tot goede uitkomsten te komen stellen wij een team samen met mensen vanuit HR, lijnmanagement en Finance. Indien Procurement en flexbureau’s aangesloten zijn, dienen zij ook aangehaakt te worden.”

Ook Doze merkt dat deze samenwerking nodig is, bijvoorbeeld bij het ophalen van data. “Wanneer ik bij een organisatie data opvraag van medewerkers én overige werkenden (waaronder externe inhuur) om de huidige situatie in kaart te brengen lukt dat vaak hooguit gedeeltelijk. Soms is er geheel geen inzicht in het aantal flexwerkers. HR wijst naar Finance, terwijl deze afdeling alleen de geldstroom ziet en dus niet weet welk gezicht hieraan gekoppeld is. Dan moeten we flink diep graven om alle informatie boven water te krijgen.”

“In klassieke SPP kijkt men vooral naar de eigen medewerkers, met een vast of tijdelijk contract. Anno 2020 zal sprake zijn van een grote mate aan diversiteit in arbeidsrelaties.”
– Irma Doze (AnalitiQs) en Gerard Evers (Euro-HRM)

Acht bouwstenen

Doze en Evers begeleiden organisaties om vooruit te kijken naar de toekomst en de doelstellingen te vertalen en te concretiseren naar de personeelsbehoefte. Niet alleen op het gebied van kwantiteit maar ook voor kwaliteit, arbeidsrelatie en –kosten. Doze: “Al is de actualiteit vaak grillig en de toekomst onvoorspelbaar, door dialoog en doorredeneren blijkt het vaak goed mogelijk om tot een aantal mogelijke en denkbare toekomstbeelden te komen. Hierbij worden aannames gedaan en scenario’s doorgesproken.” Evers licht dit proces toe aan de hand van 8 bouwstenen.

• Bouwsteen 1: Het in kaart brengen van het hier en nu, kijkend naar de huidige formatie: de stoelen. Verder: toekomstige strategie en gewenste kwaliteiten van personeel.
• Bouwsteen 2: In deze fase worden externe ontwikkelingen geïdentificeerd, zowel zekerheden als risico’s, die invloed hebben op de organisatie (scenario’s).
• Bouwsteen 3: Om een gewenste formatie, oftewel het toekomstige dream team, in beeld te brengen.
• Bouwsteen 4: Op dit moment wordt de overstap gemaakt van stoelen naar smoelen, waarbij niet het aantal maar juist de mensen centraal staan.
• Bouwsteen 5: Kijken naar patronen rond instroom, doorstroom en uitstroom. Daarbij wordt ook rekening gehouden met ontwikkelingen op de externe arbeidsmarkt.
• Bouwsteen 6: Praten over wat dit betekent dit voor de toekomstige bezetting bij ongewijzigd beleid
• Bouwsteen 7: Door de toekomstige gewenste formatie (bouwsteen 3) te vergelijken met de toekomstige verwachte bezetting (bouwsteen 6) wordt duidelijk in welke mate en waar er sprake is van een kwantitatief en/of kwalitatief overschot of tekort.
• Bouwsteen 8: Tot slot worden de oplossingen tegen het licht gehouden. De verschillende bevindingen en discrepanties uit de voorgaande fase leiden tot adviezen voor het beleid, instrumenten en HR-interventies.

“In bouwsteen 4 praten we niet over stoelen, maar over smoelen. Het gaat daarbij om mensen met een voor- & achternaam en een kerstpakket.”
– Irma Doze (AnalitiQs) en Gerard Evers (Euro-HRM)

Veranderende wereld

Evers verwacht dat SPP structureel een fenomeen wordt en blijft, zowel voor Nederlandse organisaties als buiten onze landgrenzen. “In tegenstelling tot wat mensen soms denken, is het denken in flexibele arbeidscontracten in Nederland erg ver. Dat maakt het makkelijker om in oplossingsrichtingen te denken. Uiteraard is de toekomst nooit helemaal zeker, maar je moet kunnen denken in mogelijke situaties. Het kan vriezen en het kan dooien, maar wat ga je in dergelijke gevallen doen?” De belangstelling om SPP in de organisatie te borgen neemt volgens Evers alleen maar toe. Dat verbaast hem niets, aangezien SPP zowel bij een conjuncturele hoos als een conjuncturele dip een logisch middel is om in te zetten.

Doze vult aan: “Deze ontwikkeling past ook heel erg in het data gedreven denken wat tegenwoordig steeds populairder wordt. Waarom zou je wel kijken naar hoeveel machines je nodig hebt, maar niet naar de hoeveelheid handjes die je nodig hebt om deze te bedienen.”

Geïnspireerd geraakt om met Strategische Persoonsplanning aan de slag te gaan? Kijk hier voor meer tips & tricks of schrijf je hier in voor de masterclass van Irma Doze en Gerard Evers.

De volledige radio-uitzending met Irma Doze en Gerard Evers kun jij hieronder beluisteren.

Bezoek de website van ZP Radio voor eerdere uitzendingen van HoofdZaken.