Inzicht in externe inhuur? Doe een selfscan!

Ben je op zoek naar een concreet stappenplan om een kritisch rapport te kunnen maken van je eigen inhuurbeleid? Dan ben je bij Paul Oldenburg, business development HeadFirst Group, aan het juiste adres! In een webinar lichte hij toe hoe organisaties zichzelf een spiegel kunnen voorhouden om de externe inhuur te optimaliseren. Ter inspiratie vult hij zijn verhaal aan met informatie uit een recente case, zodat je kunt zien hoe zo’n traject er in de praktijk uitziet.

Waar het zo’n 5 jaar geleden nog trekken aan een dood paard was, pakken nu steeds meer mensen de handschoen op om aan de slag te gaan met de professionaliteit van externe inhuur. Volgens Oldenburg zijn hiervoor genoeg aanleidingen. Denk aan kostenbesparing, wat al jaren een belangrijke drijfveer is, maar anno 2020 zijn ook aangescherpte wet- en regelgeving en natuurlijk schaarste van arbeidskrachten erg belangrijk. Dat maakt dat zowel inkoop, HR als inhurende managers baat hebben bij een professioneel inhuurbeleid. Desondanks bestaat het bij driekwart van de organisaties uit ad hoc ingerichte processen, Excel-bestandjes met freelancers en onvoorspelbare resultaten. Het is dus de hoogste tijd om je organisatie in beweging te krijgen. Het grote vraagstuk blijft alleen: hoe? “Een inhuurscan biedt handvatten om je directie of bestuur te overtuigen dat het anders moet”, aldus Oldenburg.

“Kom niet alleen met financiële argumenten om het inhuurproces te professionaliseren, de kwaliteit is minstens zo belangrijk.”
– Paul Oldenburg, Business development HeadFirst Group

Inhuurvolwassenheid

Om de professionaliteit van inhuur te duiden, noemt Oldenburg vijf verschillende niveaus. De eerste drie worden gevormd door Inkoop gedreven ontwikkelingen, waar Decentraal (niveau 1), Voorkeursleveranciers (niveau 2) en Master Vendor (niveau 3) onderdeel van zijn. “Omdat Inkoop vervolgens is uitgespeeld, komt HR in niveau 4 aan boord om verdere stappen te maken. Het belangrijkste uitgangspunt van de Managed Service Provider (MSP) of Self Managed Program (SMP) is de gehele markt aan leveranciers en zelfstandig professionals de mogelijkheid te bieden om bij de organisatie aan te bieden, maar tegelijkertijd wel in één proces georganiseerd”, legt Oldenburg uit.

Hij vervolgt: “Dit niveau is een mooie voorbereiding op het uiteindelijke Total Talent Management, wat een Business gedreven ontwikkeling is. Tijdens de webinar blijkt uit een poll met het publiek dat een vijfde van de organisaties zich op dit pad bevindt. De daadwerkelijke stap naar niveau 5 hebben zij echter nog niet gemaakt. Het overgrote deel van de organisaties, namelijk 40%, bevindt zich op dit moment in niveau 3.

“Bepaal op voorhand naar welk niveau je toe wil werken. Met het juiste doel voor ogen zijn resultaten voorspelbaar en verbeterbaar.”
– Paul Oldenburg, Business development HeadFirst Group

Inventarisatie huidige situatie

Allereerst is het van belang om een inventarisatie te maken van de huidige situatie op basis van feitelijke informatie. Oldenburg: “De aanpak van de inhuurscan is een drietrapsraket, bestaande uit interviews, contractscan en data-analyse. De interviews geven goed inzicht in de kwaliteit van het inhuurproces. De scan op contracten en data-analyse vullen dit kwantitatief aan, zodat je weet hoe de organisatie ervoor staat op het gebied van compliancy, de inhuurstrategie en – tarieven.”

1. Interview mensen die direct betrokken zijn bij het inhuurproces, zoals van de afdelingen Inkoop, HR en Finance. Tijdens de interviews is het vooral belangrijk om het proces, hun rol, verwachtingen van andere afdelingen en gewenste verbeterpunten te verduidelijken. Volg het volledige inhuurproces – van het vaststellen van de capaciteitsbehoefte tot aan rapportages – bij het opstellen van de interviewvragen. Op deze manier weet je zeker dat je alle facetten onder de loep neemt.

Afbeelding 1: Het inhuurproces

2. Stel vervolgens – in samenwerking met afdeling Legal – een contract scorecard op om de
standaardafspraken met leveranciers en zelfstandig professionals te analyseren. Voorbeelden zijn compliancy van wet- en regelgeving, aansprakelijkheid en marges.

3. Om, anno 2020, de beste kandidaten te kunnen vinden is er meer nodig dan alleen het publiceren van een aanvraag. Daarvoor kun je verschillende sourcing strategieën gebruiken. Voor het vaststellen van de juiste strategie biedt de Kraljic-matrix hulp.

• Public sourcing: maximaliseren concurrentie doordat de gehele markt de mogelijkheid krijgt om aan te bieden.
• Single sourcing: wij kenmerken deze stroom als het meest effectief wanneer het gaat om het invullen van een inhuurbehoefte die zich niet kenmerkt als schaars en waarvan de financiële impact laag is.
• Dynamic tiering: voor kandidaten in het schaarse segment met hoge impact kun je levering verzekeren middels strategische allianties met leveranciers.
• Dual sourcing: voor kandidaten met een schaars profiel is public sourcing niet toereikend. Daarom wordt hieraan een ‘closed network search’ gekoppeld en spreken we van Dual sourcing.

Afbeelding 2: Sourcing strategieen a.d.h.v. Kraljic-matrix

Verbeteringen categoriseren

Als je de drie stappen van een inhuurscan grondig hebt uitgevoerd, dan heb je inzicht verkregen in waar je als organisatie staat. Deze analyse moet je het antwoord geven op vragen als: ‘Hoe is je huidige inhuur georganiseerd?’, ‘Hoe flexibel moet jouw organisatie zijn?’, ‘Wat is de best passende flexibele schil?’ en ‘Hoe kun je de inzet van tijdelijke krachten en externen goed organiseren?’. Is dat het geval? Dan kun je aan de slag om jouw inhuurproces en -beleid te optimaliseren!

“Categoriseer je acties in korte, middellange en lange termijn. Het grote voordeel van korte termijn acties is dat ze een lage veranderingsimpact hebben, waardoor je snel resultaat kunt boeken. Op deze manier blijft iedereen positief en kun je vrolijk aan de slag met de middellange termijn acties. Hier heb je namelijk sterk draagvlak voor nodig”, besluit Oldenburg.

Meer weten?

Jij kunt Paul Oldenburg zijn webinar ‘Inzicht in externe inhuur? Doe een selfscan!’ hier terugkijken.