Hoe verhoog je je productiviteit bij zzp opdrachten?

Werken als ZZP’er is iets wat veel mensen graag zouden willen. Zelf zzp opdrachten uitkiezen en je eigen tijd indelen is natuurlijk ook heel fijn. Behalve alle voordelen komt deze manier van werken echter ook met behoorlijk wat uitdagingen. Een van die uitdagingen is je productiviteit. Dit bepaald namelijk voor een aanzienlijk deel hoeveel je verdiend, of hoeveel tijd je kwijt bent. Om je hiermee op weg te helpen, hebben we 10 tips op een rijtje gezet die jou als ZZP’er gaan helpen om productiever te zijn.

Zet je taken op een rijtje

We beginnen met het maken van een overzicht van wat je moet doen. Als je vooraf plant bespaar je jezelf namelijk veel kopzorgen, en wordt het uitvoeren van taken een stuk makkelijker. Zet al je taken van die dag op een rijtje, ook de kleine taken. Denk aan dingen als emails beantwoorden, mensen bellen, afspraken, kleine to-do taken, enzovoorts. Dit is het ideale begin van een goede planning, die uiteindelijk zal leiden tot meer productiviteit.

Maak een verschil tussen diep en oppervlakkig werk

Grofweg gezien kunnen we taken opdelen in twee categorieën, namelijk diep en oppervlakkig werk. Onder diep werk verstaan we dan taken die belangrijk zijn voor het succes van je bedrijf, en die behoorlijk wat concentratie vereisen. Oppervlakkig werk zijn taken die ook af moeten, maar minder belangrijk zijn. Diep werk is bijvoorbeeld het maken van content, het bellen van leads of het produceren van een product of dienst. Oppervlakkig werk kan zijn het beantwoorden van e-mails, of het doen van de administratie. Zorg ervoor dat het grootste deel van de dag wordt besteed aan diep werk, en plan dit in op momenten dat je fris en geconcentreerd bent.

Schat de tijd per taak

Dit lijkt een makkelijke, en misschien zelfs overbodige, tip. Dat is het echter niet. Het is belangrijker en een stuk moeilijker dan het lijkt. Je kan bij bepaalde taken een stopwatch erbij houden, zodat je weet hoe lang bepaalde werkzaamheden duren. Als je dit een paar keer hebt gedaan weet je ongeveer hoe lang een bepaalde taak duurt. Plan vervolgens altijd iets meer tijd in per taak, omdat er onverwachte dingen kunnen gebeuren en je ook rekening moet houden met het opstarten en afronden.

Maak een goed schema

Bovenstaande tips hebben eigenlijk allemaal geleid naar een schema. Je hebt nu namelijk een lijst met taken, en weet hoe lang die duren. Vervolgens kun je deze gaan inplannen in je (digitale) agenda. Wanneer je dit slim aanpakt, heb je direct de koppeling met je boekhouding gemaakt. Plan altijd zo veel mogelijk de belangrijke taken aan het begin van de dag. Je hebt dan het meeste energie, de beste concentratie en de meeste creativiteit. Plan ook alle terugkerende zaken in je agenda, om routine te creëren. Denk ook aan bijvoorbeeld de lunch.

Besteed taken uit

Een van de belangrijkste tips is het uitbesteden van dingen. Veel mensen die een zzp opdracht doen, hebben de neiging om alles zelf te doen. Zzp opdrachten zelf kan je ook prima alleen uitvoeren, maar alles eromheen niet. Althans, dat is niet efficiënt. Besteed taken die minder belangrijk zijn, waar je niet zoveel van weet of waar je simpelweg geen zin in hebt, uit. Vraag jezelf bij elke taak af; is dit mijn tijd waard? Is het antwoord nee? Besteed het dan uit. Dit kan zijn het maken van posts op sociale media, het bijhouden van de administratie, het onderhoud aan je website en ga zo maar door. Natuurlijk kost dat wat geld, maar als het goed is verdien je dit altijd terug door de tijd die je ermee wint.

Neem je pauzes serieus

Dit is nog zo’n tic van zzp’ers, te weinig pauze nemen. Pauze is echter niet alleen tijd die je niet werkt, het is vooral tijd die ervoor zorgt dat je productiever wordt. Houd na elk tijdblok even pauze, 10 minuten kan al genoeg zijn. Je behoudt zo je concentratie, motivatie en je blijft scherper. Uiteraard moet je het niet overdrijven. Je moet nog altijd meer werken dan pauze houden op een dag.

De pomodoro techniek

De pomodore techniek is een populaire manier om productiviteit te boosten onder mensen die voor zichzelf werken, maar ook onder werknemers en managers. Dit houdt simpelweg in dat je werkt in kleine blokjes van 25 minuten. Na die 25 minuten houd je even 5 minuten pauze, om vervolgens weer 25 minuten geconcentreerd te werken. Na 4 van deze blokken, houd je een half uur pauze. Het is gebleken dat je op deze manier 25 minuten zeer geconcentreerd kan werken, en daarna in 5 minuten weer kan opladen voor een nieuw blok.

Reserveer tijd om dingen in te halen

Een perfect schema maken voor een week is leuk en aardig, maar de kans dat het helemaal gaat zoals gepland is klein. Er komen vrijwel altijd onverwachte situaties. Je internet kan wegvallen, een taak duurt langer, er komt een afspraak tussen of een meeting loopt uit. Het is daarom handig om aan het eind van de week tijd te reserveren om dingen bij te werken en in te halen. Zo raak je niet in paniek als je planning niet meer klopt, en heb je toch alles afgerond aan het einde van de week. En is die tijd niet nodig? Dan geef je jezelf extra vrije tijd, of ga je iets nieuws leren.

Ontwikkel jezelf

Misschien denk je; wat heeft dit te maken met productief zijn? Maar wanneer je jezelf ontwikkelt, zal een taak steeds minder lang duren. Op deze manier wordt je dus ook productiever. Win-win! Zorg ervoor dat je elke week, en het liefst elke dag, tijd besteed aan je ontwikkeling.

Maak gebruik van handige tools

Er zijn tegenwoordig allerlei super handige tools die je kunnen helpen om productiever te zijn. Handige agenda’s, to do lijsten en meer van dat soort zaken. Maak hier gebruik van!