Elk bedrijf met grote flexibele schil zou Chief DNA Officer moeten aanstellen

Een flexibele schil van externe professionals, waaronder zelfstandig professionals, is onmisbaar voor elk bedrijf van enige omvang. Dat hoef ik inmiddels gelukkig niet meer uit te leggen. Het biedt de flexibiliteit die nodig is in de huidige kenniseconomie. Maar welke gevolgen heeft het mengen van de vaste kern van een bedrijf met flexibel personeel, dat van tijd tot tijd voor het bedrijf werkt, voor het bedrijfs-DNA? De vaste medewerkers zijn doordrenkt met het DNA van een bedrijf (of moet ik zeggen; ze zouden dat moeten zijn), zij kennen de organisatie van binnen en buiten, de historie, de (merk)waarden etc. Maar hoe zorg je ervoor dat door de inmenging van professionals ‘van buiten’ dit DNA bewaard blijft?

DNA: organisme vs. organisatie
Het menselijke DNA is de belangrijkste drager van erfelijke informatie. Dit omvat alle informatie die noodzakelijk is voor de ontwikkeling en activiteit van een organisme. Het draagt de erfelijke karakteristieken van de ouders over op de volgende generatie. Je kunt een organisatie als een organisme zien. Het voert zijn kernactiviteiten uit vanuit erfelijke informatie, een visie en missie. Het ontwikkelt zich, gestuurd vanuit de top van de organisatie, de ouders. Het acteert en communiceert op een manier die past bij de organisatie, voortkomend uit de karakteristieken, oftewel (merk)waarden.

Bedrijfs-DNA is vluchtig
In tegenstelling tot menselijk DNA kan het DNA van een organisatie veranderen. Door bewust zelf een transitie te ondergaan óf doordat het onbewust langzaam uit de organisatie wegloopt. Het is dan ook belangrijk dat de merkwaarden verankerd liggen in de organisatie. Enerzijds in de top van het bedrijf, maar anderzijds net zo goed binnen de medewerkers van het bedrijf. Om dit niet verloren te laten gaan, moet dit constant worden overgedragen. Niet alleen op nieuwe medewerkers, maar ook op externe professionals. Als zij dit DNA niet meekrijgen, kunnen ze er ook niet naar acteren. Met de ontwikkeling dat steeds meer personeel flexibel ingehuurd wordt en organisatiegrenzen daarmee steeds vager worden, lijkt me dat een must om de identiteit van het bedrijf niet te verliezen.

Voorbeeld: InShared
Een goed voorbeeld van een zeer flexibel bedrijf wat met deze problematiek te maken heeft, is online verzekeraar InShared. Onlangs sprak Ronald Willemsen, Business Manager bij InShared, op Conferentie Aan Zet! over hoe zij omgaan met flexibele arbeid. Ze bestaan uit een vaste kern van dertig mensen, waarbij de verhouding tussen vast en flex 20:80 is. Door het online businessmodel is geen enorme overhead nodig. Het bedrijf huurt vooral externen in op het gebied van IT, maar ook in het klantcontact via telefoon of social media maken ze gebruik van flexibele medewerkers. Voortdurend is InShared op zoek naar aanvullende expertise om zo als innovatief bedrijf snel in te kunnen spelen op veranderingen.

Om externe professionals bekend te maken met het merk en kennis vanuit de kern over te dragen naar nieuwe en tijdelijke medewerkers heeft InShared een Chief DNA Officer aangesteld. Deze Chief Officer zorgt ervoor dat alle zp’ers die voor InShared aan de slag gaan, functioneren volgens het DNA van het bedrijf. Ze krijgen de (merk)waarden als het ware met de paplepel ingegoten. Een mooie oplossing waarvan ik de effecten met aandacht volg.

Taken Chief DNA Officer
Doordenkend over het principe van de Chief DNA Officer, kom ik op drie mogelijke taken.

• De interne bedrijfscultuur overbrengen aan de externe professional. De belangrijkste punten hierin zijn de kernwaarden van het merk, waar staat het bedrijf voor? Maar hieronder kun je ook vatten: de kledingstijl, communicatiestijl, de interne gebruiken.
• Zorgen dat de dialoog met klanten, partners en andere doelgroepen in lijn blijft met de kernwaarden van het merk. Hoe spreek je klanten aan? Zowel online als offline. Zeker belangrijk voor de ingehuurde medewerker op de klantenservice, die direct klantcontact heeft, maar net zo goed voor de externe IT-specialist, die een nieuw schadedeclaratiesysteem ontwerpt.
• Ik zie een taak voor de Chief DNA Officer bij de strategische planning, het bekendmaken van deze planning en de bijbehorende doelstellingen bij de externe krachten. Neem ze mee in de doestellingen van het bedrijf. Ik zie hier ook direct een doel gediend worden waar organisaties nog wel eens mee worstelen: het boeien van de flexibele schil. Hierop inhakend zou je de Chief DNA Officer ook verantwoordelijk kunnen maken voor het dichter bij elkaar brengen van ingehuurde professionals en vaste medewerkers. Doel: kennisoverdracht bewerkstelligen. Daar valt namelijk nog veel winst te behalen voor bedrijven.

Organisaties moeten nadenken over het bewaken van hun identiteit onder druk van de flexibilisering. De Chief DNA Officer zou wel eens een hele goede oplossing kunnen zijn.