Project Management Officer in 2019? Uitdagend

De rol van de project management officer is er niet eenvoudiger op geworden de afgelopen 10 jaar. Tegelijkertijd zijn steeds meer organisaties op zoek naar deze sleutelspeler. Tijd om de actuele PMO uitdagingen op een rijtje te zetten.

Maar voor we starten, wat doe die PMO ook alweer?

De project management officer is binnen veel organisaties niet meer weg te denken. In de meest eenvoudige vorm als assistent van de projectmanager, maar in veel gevallen veel meer dan dat. De twee rollen zijn namelijk sterk aanvullend en beiden cruciaal voor het projectsucces. Waar de projectmanager zich van nature vooral op het directe projectresultaat richt (‘linksom of rechtsom’) en op externe factoren als stakeholder management, is de project management officer bezig met het intern organiseren van de projectstructuur die nodig is om de manager en zijn projectteams te laten floreren. Hij of zij houdt zich onder andere bezig met de planningen, budgetten, bemensing en rapportages. En omdat projecten er de afgelopen jaren niet eenvoudiger op geworden zijn, is de rol van de PMO dat ook niet.

De project management officer in het agile tijdperk

Zo zijn veel van de traditionele project support aanpakken ontwikkeld in de tijd van de waterval projecten. Projecten waarin zeker binnen grotere organisaties eerst een lange definitie- en planningsperiode werd doorlopen. Om vervolgens een ontwikkeltraject te starten en uiteindelijk de deliverables te testen, implementeren en uit te rollen in de organisaties. Prince2 en soortgelijke methodieken staan daarin centraal en ook de PMO hanteert die dan als leidraad.

In het agile tijdperk hebben veel projectomgevingen echter een geheel andere dynamiek. Een dynamiek waarin reguliere teamvergaderingen soms grotendeels zijn vervangen door dagelijkse standups, en notulen door het kanban bord. Maar waarbij ook actief geschakeld moet kunnen worden tussen methodes – waterval, agile of een blend – en jij als PMO blijft sturen op het juiste gebruik van processen en methodes. Op maat voor het project en zonder overbodige bureaucratie. Als een perfecte brug tussen de minder flexibele ‘corporate governance’ regels en de agile teams.

Overzicht binnen remote projecten

Daar komt nog bij dat projecten steeds meer een remote karakter krijgen. Allereerst natuurlijk door de toename in thuis- en flexwerken. Het is uiteraard in veel organisaties al niet meer vanzelfsprekend dat iedereen altijd maar op de zaak achter een vast bureau zit. We kunnen elkaar overal online spreken en aankijken, en we hebben overal toegang tot ons werk, dus de noodzaak om op dezelfde fysieke locatie te zitten is minder aanwezig.

Het heeft echter ook te maken met de projectstructuur zelf. Nu bijvoorbeeld steeds meer zaken als cloudservice worden uitbesteed, heb je als project vaker te maken met externe leveranciers en dienstverleners die veel directer bij projecten zijn betrokken. Je organiseert als het ware netwerkprojecten en dat vraagt om een compleet andere benadering dan een afgebakend intern project waarvan het volledige team vrijwel altijd voltallig op de vierde verdieping is te vinden. Zaken als communicatie en sociale vaardigheden zijn voor alle projectteamleden veel belangrijker dan voorheen, en dat geldt in extreme mate voor de PMO.

Uitdagingen genoeg voor de project management officer

Je ziet het. In projectenorganisaties die steeds hectischer en dynamischer worden, is het werk van een project management officer er zeker niet eenvoudiger op geworden. Maar waarschijnlijk wel leuker, met meer eigen inbreng en een rol die zich in veel gevallen ontwikkelt van basale project ondersteuning naar interne sturing en afstemming. Een rol waarvan de waarde door steeds meer organisaties op waarde wordt geschat, zoals we terugzien in de opdrachten.

Is het voor jou als project management officer nu tijd om weer een volgende stap te zetten? Naar grotere projecten of complexere organisaties bijvoorbeeld? Meld je dan zeker even aan bij ons want we hebben regelmatig leuke opdrachten.